quinta-feira, 13 de junho de 2013

[Empreendedorismo] - Administração Remota - Parte 2

A primeira parte dessa postagem pode ser lida aqui.Continuando meu relato de como faço a administração remota da minha loja, hoje falarei sobre o uso de câmeras e a importância das visitas a empresa.

 
Câmera com controle de movimento
Monitoramento por câmeras


Logo que comprei a loja e a modernizei, instalei câmeras IP. Com elas consigo visualizar remotamente tudo o que acontece em tempo real na loja, além de ter as imagens gravadas em HDs. O acesso as câmeras é feito pelo mesmo software de gerenciamento, o que me permite várias lincagens, por exemplo, consigo visualizar ao mesmo tempo um determinado funcionário num PDV (ponto de venda) e a tela do computador dele. Posso visualizar a imagem de determinada câmera, num determinado dia e horário, acessando o HD que armazena as imagens, isso é especialmente útil pra mostrar a um funcionário que ele fez tal coisa em tal momento, mesmo ele dizendo o contrário...

Algumas das câmeras possuem controle de movimentação por via remota, ou seja, consigo movimenta-las para melhorar a visualização, mas a grande sacada dessa funcionalidade é que os funcionários percebem que as câmeras estão se mexendo, logo sabem que estou de olho neles. Consigo habilitar meu software para fazer esses movimentos de forma aleatória, emulando meu controle (mas não contem pra ninguém, tá?!). Minha loja é praticamente um BBB!

Mantenho um notebook ligado o tempo todo no controle das câmeras, dessa forma consigo, a qualquer hora, dar uma olhadinha no que está acontecendo na loja. Tenho uma ferramenta de chat, então consigo acompanhar uma venda através da visualização do funcionário, acesso a tela do computador que ele está usando e ao mesmo tempo interagir com ele pelo chat. É quase como se eu estivesse presente ao lado dele.

Visitas a loja

Claro que continuo indo a loja, mantenho uma média de uma ou duas visitas semanais. Para manter o fator surpresa, não tenho dia nem horário certos para visita. Alguns dias vou pela manhã, outros a tarde ou a noite, cheguei a ficar 10 dias sem ir, mas já fui dois dias seguidos. Essa é uma das maneiras de lembrar aos funcionários que a loja não está abandonada e que, mesmo distante, eu tenho controle sobre o que acontece lá e que posso chegar a qualquer dia e momento.

As visitas são utilizadas basicamente para organizar a papelada (boletos bancários pagos, tributos, folha de pagamento, etc), fazer reunião com o gerente e as vezes com a equipe inteira. Uma coisa que notei é o fato de ser mais fácil dar broncas, chamar atenção e fazer cobranças. Convivendo com os funcionários todos os dias, acabo por manter mais uma relação de colega de trabalho que patrão-empregado, o que acaba acentuando minha dificuldade pessoal de lidar com crises, como não os vejo mais diariamente, consigo dar uma bronca ou cobrar algo de maneira mais enérgica, já que o contato pessoal é menor. Além disso, uso as visitas para supervisionar se o trabalho de limpeza e organização está sendo feito da maneira correta, se os registros de limpeza estão sendo preenchidos, etc.

Além das visitas, uma das formas que encontrei para estar mais presente no dia-a-dia da loja é através de relatórios diários. O que é isso? Diariamente o gerente deve me mandar um relatório simples, contendo dados financeiros do dia anterior: vendas, rentabilidade, compras, pagamentos, etc. Tenho acesso a todos esses dados através do software mas obrigo-o a enviar um relatório condensado por dois motivos: faze-lo visualizar globalmente o que está acontecendo na empresa e dificultar alguma fraude ou trambique que alguém pense em fazer. Se houver uma quebra de caixa, por exemplo, o gerente deverá justificar imediatamente no relatório diário, não dando chances para que esse dado seja mascarado de alguma maneira. Além disso esse relatório serve para me lembrar que eu ainda tenho uma loja e que devo olhar para ela todos os dias, ao menos durante algumas horas.

Desempenho

Como disse, a maior dificuldade que tenho notado é pensar que a empresa está nas mãos de pessoas nem sempre totalmente preparadas para tal função, mas estou controlando isso de maneira que minha vida longe da empresa fique mais tranquila. Por outro lado, algumas boas surpresas estão acontecendo. Além da maior facilidade em dar ordens, notei que devido ao meu excesso de preocupação, tenho mais dados hoje que antes, quando estava no dia-a-dia da loja. Tenho a infeliz mania de confiar em contas mentais e armazenamento de cabeça. Como não estou mais diariamente envolvido na empresa, achei melhor controlar esses dados através de relatórios e registros de excel, como já era de se esperar, a segurança do registro fez com que eu olhasse com mais atenção para dados que nunca me preocupei direito.

Não consigo mensurar se o faturamento da loja foi afetado pela minha saída, existem muitas variáveis envolvidas nisso impossibilitando uma conclusão, porém, tudo está na média, o que me deixa satisfeito. Mesmo distante, continuo envolvido com a loja de maneira que minha cabeça fica a maior parte do dia ligada a ela, isso é graças a tecnologia que venho empregando que me permite ficar inserido na operação mesmo estando fisicamente distante. Isso não é bom, embora eu faça muitas atividades que me dão prazer, a cabeça sempre tá lá na empresa, e na primeira oportunidade me vejo olhando as câmeras ou analisando as vendas pelo smartphone.

Tudo isso tem um custo, que não é baixo, junte salário de funcionários extras, manutenção de softwares, hardwares atualizados, conexões de internet rápidas e o custo de oportunidade por cagadas falhas operacionais, perdas e possivelmente roubos e fraudes. O custo é alto, mas tem valido a pena.

Definitivamente administrar uma loja não é uma tarefa fácil nem agradável, seja em carne e osso ou via internet, mas vou levar dessa maneira por mais algum tempo. Daqui algum tempo, analisarei se vale a pena continuar dessa forma ou se é melhor vender a loja e levantar uma grana pra outra aventura. De uma coisa eu tenho certeza: não quero mais ter que trabalhar no dia-a-dia de uma loja como dono.

Bom, isso é o que tenho pra dizer sobre administração remota, fiquem a vontade pra fazer perguntas, sei que esse é um tema pouco abordado e terei o maior prazer em ajudar. 

22 comentários:

  1. Qual software vc usa? E qto eh o plano mensal?

    ResponderExcluir
  2. O software que uso é específico pra minha área, por isso não alo o nome, pago pouco mais de R$ 200 por mês. Abraço!

    Corey

    ResponderExcluir
  3. Muito legal cara, essa sua série é bem interessante. Esse software que você usa parece muito bom também, pensei que era até mais caro pra tudo que ele faz.

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Os softwares concorrentes custam bem mais caros e possuem poucas funcionalidades, o que uso foi é mais barato por ser feito por uma empresa pequena e pouco conhecida.

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  4. Olá Corey,

    Vejo muito isso em restaurantes e cafés.

    Tenho um colega que trabalha em café, ele disse uma vez que antes mesmo dele fechar a conta de uma mesa, o chefe dele falou da casa dele que a mesa X era para dar um desconto e na Y era para não cobrar.

    Acho que isso ajuda muito porque você pode trabalhar em casa e saber o que se passa no estabelecimento.

    Não sei o tamanho da sua loja, mas é muito bom esse esquema em lojas pequenas e médias, que você pode monitorar tudo com menos de uma dúzia de câmeras.

    Em um dos restaurantes que eu fiz bico uma vez, o dono sabia de tudo que se passava, tinha umas 3 câmeras monitorando as mesas, 2 no caixa em ângulos diferentes, uma na cozinha e uma nos refrigeradores, assim ele poderia ver se as pessoas estavam trabalhando ou folgando.

    Acho que o principal mesmo do monitoramento online é que você pode trabalhar com o conforto da sua casa. A partir do momento que você tem confiança nas pessoas e em seus cargos, tudo fica mais fácil e melhor de administrar.

    Uta!

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Grande Estagiário!

      É bem por aí as coisas que faço. Sempre entro em contato via chat pra saberem que estou de olho neles. Tenho 9 câmeras, escolhi essa quantidade pra ficar com um mosaico na tela, então tenho controle da loja inteira numa única tela.

      Não é a mesma coisa que estar presente na loja, mas chega bem próximo, isso sem contar o fator surpresa, os funcionários nunca sabem qd estou de olho neles.

      Abraço!

      COrey

      Excluir
  5. Corey, parabéns por ter dado esse passo de fé(famoso, Leap of Faith), deixar sua empresa na mão de terceiro é bem complicado mesmo, mais só pra ter uma ideal, vc já pensou em fazer um tipo de PLR? Tipo, oferecer uma porcentagem dos resultados acima do esperado( e já conhecido do histórico), desse modo, se alguém tiver roubando acaba atrapalhando os outros, no meu antigo negocio tinha comissão do grupo, até o gerente tava nessa comissão, caso alguém tivesse roubando, logo os outros delatavam, exceção é se vc tiver uma quadrilha trabalhando no seu negocio.
    Outra coisa que vc pode pensar em fazer, é pegar um conhecido\amigo seu(mas não dos funcionários), e ir na loja, adquirir algo (de brinde, vc já deu a grana), pra avaliar a situação do atendimento, e talvez até meio que sondar alguma malicia dos funcionários. Tem um termo que se dá a esse tipo de cliente, não lembro no momento.
    Mais uma dica, que pensava em implantar no meu negocio, era pegar uns estudantes de contabilidade, pra fazer uma "auditoria", não exatamente A auditoria, tipo que os shops fazem nas lojas, fica o cara lá na frente do caixa anotando as vendas...sendo feito que nem as suas visitas, sem hora e dia marcado, e a pessoa se portando como um "auditor", sem conversa fiada com os funcionários, não tá nem ali.

    Eu sinceramente não acho que teu software tá caro, pelo que vc disse que pode fazer, até ver a tela do funcionário, eu pagava 1/2 disso só num frente de caixa homologado pela SEFAZ pra usar TEF(que bosta, impressora cara da porra, não usei 8 meses, não dá pra vender...).

    Outra coisa, vc já pensou em vender esse negocio? Teria coragem de desfazer dele? Ou então, entrar um sócio? Pra ficar mais presente e tal, mas obviamente vc ia ter que dividir o retorno.

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Olá Bruno!

      Não tenho apego algum ao negócio, então é relativamente fácil deixar na mão de terceiros, os problemas estão no meu modus operandi que não bate muito com adm remota, mas estou mudando isso.

      Sim, eu sempre implantei algo parecido com PLR desde a outra empresa que tive, isso dá muito certo, um acaba cobrando desempenho dos outro. Acredito que a remuneração na forma de comissão deve ser feita a partir do desempenho global e não individual.

      Isso que vc propôs chama-se "cliente oculto", eu já tentei fazer, mas não consegui mensurar direito os resultados, preciso estudar mais sobre isso.

      Essa auditoria é bem interessante, nunca pensei nisso, pode funcionar sim, é mais uma maneira de demonstrar controle sobre o negócio.

      O software era caro até eu começar a usar essas funcionalidades de acesso remoto, agora tornou-se até barato. Sobre a impressora é isso mesmo, custa caríssimo, tem prazo de validade e não pode ser vendida nem convertida pra não fiscal.

      Sobre a venda da loja. Se vc ler alguns posts antigos verá que o objetivo principal dessa loja é ganhar dinheiro na venda, eu já comprei pensando em vende-la, é quase um trade, rs!Cheguei a receber propostas mas não vendi, vou esperar mais um pouco pra levantar uma grana maior.

      Abraço!

      Corey

      Excluir
    2. Cliente oculto, isso mesmo!
      O bom é que com essas novas métricas e índices que vc tá usando, server mais ainda pra precificar o negocio, fica mais completo e transparente a rentabilidade pra potenciais compradores!
      Por exemplo, pra eu comprar um CNPJ de um negocio teria que levantar muita coisa, gastar grana c/ advogado / contador, pq vc sabe como é as broncas que podem surgir posteriormente...Infelizmente não existe segurança jurídica nesse pais, vc acaba assumindo a responsabilidade!

      Excluir
    3. Bruno:

      Infelizmente nosso sistema tributário é tão complexo que é impossível saber se estamos recolhendo os impostos de maneira corretas, mas broncas sempre surgem, mesmo a empresa sendo totalmente regular.

      Com certeza o investimento que fiz na adm remota ajudará na hora de vender.

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  6. Fantástico. Sempre noto que evita pintar como se estivesse mais feliz e tranquilo e que nem tudo é flores mas eu acredito que isso nada mais é que vício de dono lojista comerciante que tem muito na cabeça essa coisa de estar lá toda hora. Vejo que está tudo bem legal e que o tempo irá fazer tudo ficar ainda mais tranquilo.

    Parabéns Corey, nova esperança de ter loja cresceu em mim.

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Fala Pobreta!

      Não é fachada não, nem tudo são flores realmente e sim, o movimento poderia estar melhor, mas não posso reclamar, com certeza tenho retorno bem superior a maioria dos meus colegas com lojas do mesmo porte.

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  7. Quando me aposentar eu vou abrir um negocio! Acho muito maneiro suas explicacoes sobre a rotina de um negocio, deve ser estressante mas muito interessante! Abraco

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Olá Dr!

      Abrir um negócio ao se aposentar pode ser uma faca de dois gumes, vc corre o risco de trabalhar ainda mais... Vou escrever sobre isso.

      Abração!

      COrey

      Excluir
    2. Eu no lugar do Médico investidor, iria dá aula, anos de experiência, com um provável nome conhecido...
      Até pq uma coisa é trabalho operacional(atuar como medico), outro é trabalho administrativo(Ex: adm um hospital), iria ter que aprender muita coisa sobre negócios e adm!

      Excluir
    3. No lugar dele ou daria aulas como vc disse, ou montaria um consultório onde atenderia alguns dias na semana. Qualquer empresa, por mais simples que seja vai demandar muito tempo e muito conhecimento q não é tão simples de se adquirir. Vou fazer um texto sobre isso...

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  8. Corey, boa tarde. Vc tem algum site web ou software de monitoramento remoto com câmeras IP para recomendar? Não faço a mínima ideia de como instalar um sistema desses.

    Obrigado e abs!

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Amigo, não conheço nenhum pra te indicar, sei que o pessoal q instala essas câmeras costuma indicar alguns softwares e sites de hospedagem, mas como nunca usei, não tenho opinião formada.

      O sistema de câmeras basicamente é o seguinte: câmeras ligas (por fio ou não) a um aparelho chamado DVR, que é uma espécie de video-cassete que grava em HDs, esse mesmo aparelho além de gravar as imagens, transmite para a internet através de um cabo de rede ou wi-fi e tb para monitores que vc pode instalar na loja.

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  9. Libertário 30ão14 de junho de 2013 21:31

    Olá Corey, li os dois posts sobre a sua empreitada via administração remota. O sistema que você configurou é muito inteligente e permite que sobre uma boa parcela de tempo para o seu ócio criativo.
    Hipoteticamente falando, creio que sua missão, depois de expandir um pouco mais o negócio, seria a de encontrar um "outro Corey", ao qual você pagaria um salário, para que ele realizasse a sua função atual. Dessa forma, você se transformaria meio que num "acionista" de sua própria empresa, e poderia reduzir seu tempo dedicado à administração para apenas uma pequena parcela do dia.
    Suspeito que seja essa sua intenção após atingir a quantia que deseja nos investimentos financeiros. Eita IF em plenitude!
    O problema seria garimpar um outro Corey", com todo o tino necessário para a tarefa. É como Bruce Wayne tentar encontrar um novo Alfred. Boa sorte! Sucesso!

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Olá Libertário!

      Na realidade minha estratégia é outra, eu simplesmente vou "sugar" a loja mais alguns meses e vende-la. O maior lucro virá nessa negociação, já que paguei bem mais barato que q o valor atual dela.

      Não tenho saco com pessoas, logo tenho uma grande dificuldade pra lidar com sócios. Tenho um outro negócio em sociedade, mas sou somente investidor, então não há conflitos, mas se fosse preciso discutir o dia-a-dia da empresa com alguém, com certeza eu não teria entrado nessa.

      Está cada dia mais difícil encontrar pessoas com perfil legal o bastante pra encarar uma sociedade, e mesmo qd achamos q encontramos, no fim das contas a coisa é bem diferente...

      Abraço!

      Corey

      Excluir
  10. Olá Corey. Muito boa postagem.
    Percebi que você é uma espécie de Zé Mobral do empreendorismo. Ambos tem a meta de encontrar empresas que temporariamente estão em difuldades mas que tem boas possibilidades de dar a volta por cima. Depois que a empresa se recupera, vocês a vendem.
    Já pensou na possibilidade de, ao invés de vendê-la, expardir o negócio? Você já tem a plataforma operacional. Você disse que vai em média duas vezes por semana na empresa. Ainda há espaço para adicionar umas 2 outras lojas, antes de precisar chamar alguém de confiança para ajudá-lo. Isso não seria mais lucrativo do que comprar e vender empresas repetidamente? Você pegou uma empresa com problemas e a deixou redondinha. Agora vai vendê-la para comprar outra empresa problemática e reiniciar o processo?
    Pena que você disse que não tem muito o que falar sobre montar um negócio do zero. Estou desenvolvendo um produto que envolve informática e eletrônica, e se der certo, estarei disposto a montá-lo em casa para tentar vender pela internet. Infelizmente este desenvolvimento está lento porque compro algumas peças do exterior (é mais barato), que costuma demorar a chegar. Sei que falei muito por alto, mas você tem algum conselho?

    PS: Adorei o processo de movimentação aleatória das câmeras.

    Abraços

    ResponderExcluir
    Respostas
    1. Olá AdP!

      Obrigado pelas palavras, mas te digo uma coisa, o trabalho do Mobral é muito mais complicado que o meu!

      Quanto a expansão é simples explicar o porquê não penso em faze-la: eu não gosto! Nâo sinto prazer algum nisso, não gosto de adm uma empresa seja de forma remota ou não, então eu poderia ser um Sam Walton e seria profundamente infeliz, o que não me atria em nada... Já até escrevi sobre isso, no começo do ano a ideia de expansão passou pela minha cabeça, mas logo desisti.

      Sei q esse esquema de adm remota me ajudou muito, q tenho diversos dias livres, mas a questão é q não quero ocupar esses dias, eu quero tempo. Na realidade eu penso em vender essa empresa e não comprar outra tão cedo, vou dedicar um tempo pra trabalhar na minha área de formação, aliás, estou até fuçando isso... Essa é minha carta na manga, se for necessário eu sei fazer isso, então consigo levantar uma boa grana rapidamente. Sobre ser mais lucrativo, depende o ponto de vista, nesse esquema de adm q estou não consigo tirar muito dinheiro da empresa, mas se vende-la conseguirei um lucro de 100%, nada mal pra 24 ou 36 meses, né?

      SObre montar um negócio do zero não posso falar muita coisa, mas pela minha percepção há vantagens como o fatao de poder começar algo realmente certo, de acordo com a legislação vigente, sem ser neessário jeitinhos (acredito, qd se compra uma empresa em funcionamento, muitas vezes precisamos de um longo período pra acertar esse lado), precisa de capital inicial bem menor (normalmente), dá pra vc fazer as coisas da maneira que acha certo (isso tb pode ser um desvantagem...) as principais desvantagens são não ter um histórico de vendas (o que aumenta substancialmente o risco principalmente pra quem é marinheiro de primeira viagem), não ter contatos com fornecedores e principalmente não conhecer os macetes do setor (nem todo macete é trambique).

      É difícil falar alguma coisa sobre seu negócio especificamente mas se vc achar lucrativo, não necessitar um capital inicial muito expressivo e houver comércio, não vejo problema algum em tentar. Na pior das hipóteses vc perderá algum dinheiro mas sairá com muita experiência.

      Grande abraço!

      Corey

      Excluir

Os comentários desse blog são moderados, ou seja, passam pelo meu controle antes de serem publicados. Esse é o motivo pelo qual seu comentário não aparecerá logo após você clicar em "Publicar", portanto não precisa postar 2 ou 3 vezes! Posso demorar, mas publicarei e responderei todos os comentários que não contenham trolagens, intrigas, propagandas e baixo nível.