segunda-feira, 10 de junho de 2013

[Empreendedorismo] - Administração Remota - Parte 1

Como já falei por aqui, mudei de cidade deixando pra trás a rotina de ir diariamente na loja, por esse motivo precisei desenvolver um método de administração remota. Alguns leitores sugeriram que eu compartilhasse minha experiência, hoje falarei um pouco de como faço esse trabalho.

No meu ramo a presença do proprietário na loja ocorre em praticamente 100% das pequenas empresas, atitudes como a minha são mal vistas perante os olhos dos colegas. Fui questionado se eu não tinha medo dos meus funcionários quebrarem a loja. Penso o seguinte, se fosse assim, não existiriam redes, o Pão de Açúcar seria apenas um mercadinho de vila e o Mc Donalds seria um dos “Dogs da Tia” da vida. É possível sim controlar relativamente bem uma empresa de forma remota. É fácil? Não! É garantido? Claro que não! É a melhor alternativa? Provavelmente não, mas é possível de ser feito.

Acontece que boa parte das pessoas que tentam fazer isso o fazem sem o menor critério e preparo e como tudo na vida que começa mal, termina mal. No meu caso, procurei planejar a maior quantidade de variáveis possíveis buscando soluções profiláticas, ou seja, procurei maneiras de evitar problemas ou se eles ocorrerem que sejam solucionados o mais fácil e rápido possível. Para isso tomei alguns cuidados:

Funcionários

A primeira coisa que precisei fazer foi remodelar o quadro de funcionários da loja. Um dos meus funcionários foi promovido a gerente, contratei uma pessoa para assumir o cargo antigo dele e contratei um auxiliar de serviços gerais. Até então, eu fazia grande parte do trabalho, mas com minha ausência, precisei mudar isso, distribuindo tarefas e delegando coisas importantes.

O gerente passou a ser responsável por boa parte do trabalho que eu fazia: compras, controle de contas a pagar e receber, depósitos bancários, etc. Esse tipo de atividade é crítica para o sucesso da empresa, além de demandar muita confiança. A parte da confiança eu analiso da seguinte maneira: não confio totalmente em ninguém, mas uso a tecnologia para aumentar a sensação de segurança. Para algum dos funcionários passar a perna em mim o cara tem que ser muito criativo, confio na metodologia de trabalho e na tecnologia de controle que possuo.

Para que o trabalho fosse realizado o mais perto possível do que acho correto, elaborei alguns POPs (procedimentos operacionais padrão), explicando detalhadamente como cada tarefa deve ser realizada, fiz POPs para o gerente, para os atendentes e auxiliares. As tarefas jamais serão realizadas 100% do jeito que acho correto, algumas coisas podem ser mensuradas, por exemplo, recentemente acompanhei uma negociação de compra do gerente (monitorando e-mails). Deixei fluir, mas no final ele acabou fechando num preço superior ao que eu desejaria pagar, me intrometi, mandei um e-mail ao vendedor e consegui o desconto pretendido expondo minhas razões (compra de quantidade X, pagamento a vista, etc). Obviamente não consigo pegar todos esses erros e muita coisa passa, mas não me resta outra alternativa a não ser aceitar um resultado mediano.

Não vou mentir, não sinto totalmente seguro e confortável com meu negócio nas mãos de terceiros cuja capacidade é duvidosa, tenho certeza absoluta que eu faria tudo bem melhor, mas tenho que me adaptar a isso, caso contrário serei fracassado.

Acesso remoto

Em segundo lugar, habilitei as ferramentas de controle remoto do meu software de gestão. Aqui cabe uma observação importante: muitos lojistas buscam a solução de TI mais barata possível, o que quase sempre acaba por prejudicar o desempenho da gestão. Ao modernizar a estrutura de informática da loja, eu poderia ter optado por um software gratuito ou mesmo por algum cujo custo fosse somente inicial (tenho colegas que não fazem nem isso, usam software crackeado mesmo), porém optei por um software completo, porém caro (200 mangos mensais). Durante o tempo que eu estava diariamente a frente da loja, esse software demonstrou-se como uma Ferrari pra andar na Marginal Tietê as 8 da manhã, porém agora a coisa inverteu.

Praticamente todo o acesso remoto que preciso é feito através desse software. Tenho controle total do que está acontecendo na loja, em tempo real, no meu notebook ou no smartphone. Sei qual a receita da loja, ticket médio, qual vendedor está vendendo o que e com qual margem, estoque, compras, títulos a pagar, etc. Isso é muito importante, afinal tenho os números nas mãos, não perco o controle do que acontece na empresa. O software tem outras ferramentas legais como monitoramento de contas de e-mails, captura da tela dos computadores além de permitir acesso do meu contador a dados fiscais.

Outra coisa importante é manter back-up de conexão de internet. Não costumo ter muitos problemas de conexão, mas mesmo assim meu servidor está configurado para fazer uma conexão via 3G toda vez que a conexão principal cair. Ter boas máquinas também é importantíssimo. Meu servidor é uma máquina dedicada, com excelente configuração e no-breaks que o sustentam por um tempo considerável, as outras máquinas são mais simples porém as mantenho com manutenção preventiva em dia e todas também possuem no-breaks.

Bom, pra não fica muito extenso, vou dividir esse post em duas partes. Na segunda parte falarei mais sobre o uso da tecnologia e como faço visitas a loja. 

23 comentários:

  1. Esse tipo de TI não é para qualquer botequim, softwares de acesso remoto como Team View talvez resolvesse seu problema com um custo bem menor.(contando que é uma pequena empresa). Tenho interesse no futuro em abrir uma empresa sem largar meu trabalho atual, porém como viajo muito precisarei controla-la remotamente.
    Abraço.

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    1. OLá Zé!

      Discordo, existem bons softwares com preços amigáveis, mas o pessoal tem esse pensamento seu e acaba abrindo mão de usar boas ferramentas por pensar ser inacessível.

      Já usei teamview, hamachi, etc. Esses softwares são muito fracos, basicamente só servem pra captura de tela, o que não é o principal. O software que uso permite o acesso remoto como se o meu notebook estivesse ligado a rede da loja, como se fosse uma estação de trabalho, então tenho acesso total, incluindo arquivos e captura de telas, por exemplo.

      O controle remoto é possivel, mas tem q investir e ter muita paciência, vou falar mais sobre isso na segunda parte.

      Abraço!

      Corey

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  2. Corey o assunto empreendedorismo não me atrai muito, pelo que percebo é uma alternativa lucrativa mas muito trabalhosa, então me mantenho fora disso, não quero ter trabalho e muita gente me julga por isso, mas estou escrevendo pra sugerir que você compartilhe como é sua rotina de semiaposentado, um abraço, Luiz.

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    1. Olá Anônimo!

      Ainda não estou semi-aposentado, mas entendi o que vc sugeriu, vou fazer uma postagem em breve falando um pouco do meu dia-a-dia.

      Abraço!

      Corey

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  3. Do caralho esse post.

    Sua solução e experiência em administração remota é incrível e meu sonho. Sempre quis ter empresa ou lojas que desse pra acompanhar de longe. E você está dando show.

    Não nos deixe também de falar se houve diminuição na receita mensal antes e pós mudança.

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    1. Fala Pobreta!

      Cara, dá sim pra fazer adm remota, mas como vc pode ver no texto, não é tão simples quanto se imagina. Sobre diminuição da receita, sim, aconteceu em Maio, mas não consigo determinar se foi devido a mudanças na adm ou não. Historicamente maio não é um bom mês no meu ramo, então é natural que uma queda aconteça. Só vou conseguir mensurar isso com mais tempo.

      Abração!

      Corey

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  4. Vc já calculou se o seu lucro mensal caiu muito depios dessas mudanças?

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    1. Como disse ao Pobretão acima, caiu sim, mas não consigo determinar se foi devido a mudanças na adm pq maio é historicamente um m~es ruim para o meu ramo. Tenho que aguardar mais tempo pra conseguir falar sobre isso.

      Abraço!

      Corey

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    2. A Receita pode ter caído por ser maio, mas se as Despesas aumentaram o Lucro pode ter caído proporcionalmente.

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    3. Claro que as despesas aumentaram, agora tenho mais funcionários, conexões extras de internet, etc. O faturamento caiu, mas a rentabilidade que é o principal indicador de desempenho do meu negócio manteve-se na média, então acredito que a situação está estável.

      Abraço!

      Corey

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  5. Excelente post Corey!!

    Aqui também uso um software em que o preço é a última coisa a ser negociada, pois quando temos um negócio sério não podemos abrir espaço para falhas. Além do que, tenho suporte durante todo meu horário de trabalho no caso de eu precisar de algum socorro emergencial.

    Aquela nova legislação sobre declarar imposto no cupom fiscal passou a valer hoje, mas meu parceiro já deixou isso pronto em meu sistema há umas 3 semanas.

    Também vejo muita resistência aqui do pessoal da região quando falamos de delegar função. Eu mesmo tenho meus preconceitos, mas quem quer crescer tem que buscar mecanismos para atenuar eventuais problemas e estar preparado para lidar com gente.

    Atualmente faço tudo em minha empresa (tudo mesmo, de gerente a faxina), e ainda não tenho um plano concreto de "terceirização" do trabalho, mas conforme a empresa for crescendo precisarei dessa ajuda.

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    1. Olá Anônimo!

      Meu software tem suporte 24h e eles são muito bons nisso. Nunca tive problemas com eles, todas as mudanças tributárias e como vc disse, o lance do imposto na nota eles fizeram com antecedência pra dar tempo de testar. Meu ramo tem muitas peculiaridades e necessidades específicas e sempre tudo deu muito certo.

      Eu tenho grandes problemas em delegar tarefas, sou daquele tipo centralizador, que acha que os outros não conseguirão fazer nada do jeito certo, etc, mas estou tendo que mudar isso na força. Tá difícil, mas vou conseguir.

      Relaxa que no começo é assim mesmo, eu sei fazer absolutamente tudo na empresa, incluindo limpeza e não há problema algum nisso.

      Abraço!

      Corey

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  6. Caro Corey e Anônimo das 11:19,

    utilizo o "Bling" para gerir minha empresa pela web e me satisfaz plenamente (faz etiqueta para encomendas, inclusive).

    Estou curioso. Quais são os programas que vocês se referem acima? É algum desses programas web: Skywork, Gestão Já, Conta Azul, Tiny, Gestão Web Empresas etc etc etc?

    Abs!

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    1. Anônimo,

      Meu programa não é nenhum desses, é específico para minha atividade, não é genérico. Foi desenvolvido por um cara que já trabalhou na minha área junto com o sócio dele q é programador, então tenho um atendimento muito bom e personalizado, lido direto com os donos e os poucos funcionários que eles possuem.

      Abraço!

      Corey

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    2. Ola Anonimo,

      Sou o anônimo que você se referiu das 11:19.

      Meu software não é nenhum desses também. Desses aí só ouvi falar do Conta Azul. Em todo caso, o meu é um sistema local, aqui da cidade. Não é específico para meu setor mas tem tudo o que preciso.

      Prefiro um atendimento mais personalizado do que esses softwares de massa. Além do suporte online, tenho suporte físico (leva em média 2h para virem ao local) e eles também cuidam de toda minha infraestrutura (redes, pcs, impressoras fiscais...).

      Não vou dizer que esses sistemas de massa não são confiáveis, mas se você tiver algum problema nele, sendo apenas mais um cliente, é difícil ter a mesma atenção de um provedor de sistema local.

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    3. Eu já trabalhei com esses softwares mais famosos e vendidos aos milhares e realmente o suporte deixa a desejar, nesse aspecto é muito melhor lidar com uma pequena empresa, além disso as soluções e personalizações saem mais rápido.

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  7. Vixe, remoto é foda. O pessoal rouba sem dó. Um conhecido também faz isso. Mas até hj não conseguiu achar um gerente que não roubasse. Aí ele começou a adotar a estratégia de segurar na loja o cara que rouba pouco. Já que achar alguém que não rouba é impossível, ele mantém o cara que rouba dentro do limite aceitável, sem quebrar a loja.

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    1. Não é bem assim, claro que existem muitos funcionários picaretas, mas acredito que tudo depende da atitude do patrão. Procuro ser um cara legal, pago bem e sou justo, então isso diminui as chances de roubos, além disso tenho controle muito bom sobre estoques e movimentações, pro cara me roubar ele tem que ser muito criativo.

      Abraço!

      Corey

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    2. Anonimo das 11:19

      Corey, seus estoques possuem variedade muito grande de produtos? Aqui tenho mais de 3.000 itens. Claro, uma boa parte deles são "miudezas". Também tenho estoque controlado pelo sistema, e como não tenho funcionários, não tenho problemas com furtos em demasia (clientes roubarem é bem mais difícil e pontual, enquanto roubos de funcionários tendem a ser sistemáticos).

      Entretanto, fico imaginando, se tivesse funcionários teria que fazer levantamento de estoque com mais frequencia, tipo mensal. É assim que você faz? Atualmente levanto estoque apenas na reposição da mercadoria, e nem todas são repostas mensalmente.

      Como se da seu controle de estoque e movimentação?

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    3. Anônimo:

      Meu estoque é variado mas não chega aos 3000 ítens do seu. Os furtos de clientes infelizmente acontecem, os produtos expostos sempre dão quebra de estoque, mas isso melhorou muito depois da instalação das câmeras.

      Faço balanços bimestrais, mas não tenho data certa pra fazer, as vezes chego na loja e digo: hoje faremos balanço. Não preciso fechar a loja pra isso, uso um scaner de mão que manda os dados pro sistema via wi-fi. Consigo ter controle dos ítens em divergência, valor da quebra, última contagem, etc.

      A alteração de estoque pode ser feita no dia-a-dia, mas gerente só consegue faze-lo justificando, sempre que isso acontece, recebo um aviso no celular e na página inicial do sistema no meu notebook, então consigo controlar e cobrar as razões das alterações em tempo real.

      Abraço!

      Corey

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  8. Fala Corey!
    A qualidade dos posts melhorou mto dps da sua volta.
    Continue assim.

    Quero compartilhar uma duvida que eu tenho, será que através do teu blog terei alguma resposta?
    A duvida é a seguinte:
    ---O que será que a Ostra está pensando com todo esse pessimismo nos mercados que estamos vendo? Qual será a estratégia dela né?
    Bem que ela podia voltar a dar o ar da graça, como você. Acho que ficou claro que todo aquele pavor na blogosfera era trollagem da braba...

    Grande abraço!
    Pepê

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    1. Olá Pepê!
      Sei que a Ostra passa por aqui, se ela ver sua pergunta com certeza responderá. Os posts dela fazem muita falta, sou muito a favor que ela volte com o blog, mas não tiro as razões, os trolls estão aí pra encher o saco!

      Abraço!

      Corey

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  9. Ótima postagem, Corey. Somente agora que tirei um tempo para lê-la. Agora vou para a segunda parte.
    Abraços

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